Selbstorganisation und Windows Hacks bei der Arbeit – unter Windows Dateien einfacher und schneller wieder finden

Selbstmanagement und Zeitmanagement tipps

Wenn Jesus einen Laptop gehabt hätte, bin ich mir sicher, das mit dem Christentum wäre nichts geworden. Der hätte die meiste Zeit am Rechner verbracht, mit der Suchen nach der aktuellsten Version seiner 10 Geboten.

Wie wir alle wissen, ist – im Zeitalter der Digitalisierung – das wichtigste und kostbarste Gut die Information. Aber diese heutige Flut an Informationen muss zuerst einmal verarbeitet und zum Schluss auch wieder gefunden werden! Da heißt es Selbstorganisation lernen.

In diese Artikel will ich aufzeigen, wie ich die bereits abgelegten Informationen schnell und ohne große Suche – in einem Windows Betriebssystem – wiederfinde. Vielleicht hilft dir das ja auch, lieber Herr Jesus!


Selbstorganisation Methoden: Suchen – wo ist da bitte schön das Problem? (Ort)

Ich glaube, dass jeder User eines Rechners diese Herausforderung kennt: Erst vor ein paar Tagen eine wichtige Datei im Zugriff gehabt. Und jetzt versteckt sie sich in dem Ordnerpalast auf eurem Rechner.

Da kommt dann der Spruch meiner verstorbenen Großmutter wieder in mir hoch: „Bub, der Rechner ( Sorry, Oma – ich weiß – das Haus ) verliert nichts!“

Das stimmt! Man muss die Datei einfach nur – ! verdammt nochmal ! – finden!

Laut der Firma Lookeen, die sich sehr intensive mit dem Thema Ablagesystem für Firmen beschäftigen, ist diese Sucherei die größte Geldverschwendung in Unternehmen, die aber niemand – laut Lookeen – wirklich auf dem Schirm hat. Ordentliches Selbstmanagement läßt grüßen.

Aber ist auch irgendwie verständlich, oder? Ich meine, je nach Situation, je nach User und je nach Zeitpunkt legt man eine identische Datei an den unterschiedlichsten Stellen im Windows System ab. Und folglich geht man aus den selben Gründen an unterschiedlichen Stellen – auf die Suche nach Selbiger.

Das kann doch nicht funktionieren!

Aus diesem Grund sollte man sich als Erstes für eine sehr einfache und doch übersichtliche Ablagestruktur auf seinem PC oder Laptop entscheiden. Selbstorganisation lernen kann – Gott sei Dank – manchmal so einfach sein! Hier mal „10 Anregungen, wie Du eine sinnvolle Ordnerstruktur findest„. Oder alternativ einfach mal bei Ivan Blatter vorbei – „Das papierlose Büro: Dateinamen und Ordnerstruktur“ – beide Artikel echt empfehlenswert! Kompliment an die Autoren!

Aber auch das hat für mich noch nichts mit einfach suchen oder schnell finden – geschweige denn mit Selbstmanagement Methoden – zu tun. Meine Idealvorstellung zum Thema Zeit sparen, bzw. Produktivität steigern: Ich sitze an meinem Rechner und habe mittels einer einfachen Tastaturkombination direkten und schnellen Zugriff auf die gesuchte Datei.

Selbstorganisation Methoden

Warum das richtige Ablagesystem nichts mit guter Selbstorganisation zu tun hat

Eins möchte ich vorab klarstellen! Schnelles Finden, bedeutet für mich NICHT: den Windows Explorer zu öffnen, den Ordner zu suchen, in dem ich alle aktuellen Dateien drin habe.

Es bedeutet NICHT, mich durch alle Dateien und Ordner zu suchen, weil ich nicht mehr genau weiß wie die Datei hieß, geschweige denn wo genau ich sie abgelegt habe.

Das ist für mich heute alles reine Zeitverschwendung und hat mit Selbstorganisation nicht wirklich was zu tun.

Nicht falsch verstehen!

Ich habe in den Anfängen meines Berufslebens auch noch so gearbeitet, da ich keine bessere Methode gekannt habe. Aber irgendwann wurde mir das einfach zu aufwendig und ohne Ergebnis – ehrlich gesagt – richtig FRUSTRIEREND! Deshalb habe ich mich für eine andere Möglichkeit zur Selbstorganisation entschieden.


Selbstorganisation lernen: Ablegen auf dem Desktop? – NEIN!

Als erste Überlegung – wie ich meine Zeit spare und folglich auch meine Produktivität steigere – kam mir der Gedanke, dass ich alle wichtigen Dateien und Ordner einfach mittels Verknüpfung auf meinem Desktop ablege.

Ich gebe zu, dadurch habe ich am Anfang meine oft genutzten Dateien wirklich relativ schnell und einfach gefunden.

Vorteil: Ich habe morgens dann alle Dinge immer direkt vor Augen, die ich aktuell zu Bearbeiten habe.

Nachteil: Ich habe morgens dann alle Dinge immer direkt vor Augen, die ich aktuell zu Bearbeiten habe.

Jetzt wurde der geminderte Zeitaufwand des Suchens dadurch wieder eliminiert, dass ich gezwungen war, den Desktop mindestens einmal die Woche aufzuräumen. Sonst wäre der übergequollen vor verknüpften Ordnern und Dateien. Was die schnelle Suche natürlich wieder wesentlich schwieriger gestaltete. „Wo habe ich die sch… Datei, denn jetzt wieder abgelegt!“ Und schon begann die Suche von vorne! Also doch nichts mit Windows Hacks und Produktivität steigern.

Und die Ablage auf dem Desktop hatte die gleiche Wirkung auf mich, wie die andauernden aufpoppenden Benachrichtigungen auf meinem Rechner. Ich habe jedes Mal eine andere Datei aufgemacht, wie die, an der ich tatsächlich arbeiten wollte, weil mir just in dem Moment etwas zu dem Thema gerade einfiel.

Und ca. 1 Stunde später – diese Datei wieder geschlossen – mit der bitteren Erkenntnis, dass ich meine eigentliche Aufgabe noch gar nicht angefangen hatte. SUPER!

Unbefriedigend! Echt! Generell waren die Verknüpfungen auf meinem Desktop aber ein Schritt in die richtige Richtung. Ein halber Windows Hacks, okay?

Ich kam immer an meine gewünschten Dateien ran, egal wo ich sie hinverschoben habe – in meinem Ordnerpalast.

Zusammenfassend – wie gesagt – ohne regelmäßiges Aufräumen, platzt mein Desktop wegen immer mehr Datei- und Ordnerverknüpfungen aus allen Nähten.

Ganz zu schweigen von der Unübersichtlichkeit und der lähmenden Gewissheit, was alles noch an Arbeit auf mich wartet.

Selbstorganisation lernen

Keystroker sind leider auch keine Lösung für schlechtes Selbstmanagement ( Alternative )

Ich muss zugeben, dass der – ich nenne es einfach mal – Standard Programmumfang und auch die Grundleistungen von Windows in den letzten Jahren und letzten Programmversionen enorm zugenommen haben.

Früher – vor meiner Mac Zeit – habe ich unter Windows sehr gerne Programmstarter – so genannte Keystroker – wie Launchy benutzt. Ein kleines Programm, das grundsätzlich einfach nur die Möglichkeit bietet, das namentlich eingegebene Programm schnell und einfach aufzurufen.

Zusätzlich kann man – Launchy im Speziellen – mittels kostenloser Plugins um mehr Funktionsumfang erweitern. Darüberhinaus lässt sich Launchy auch mit anderer Software verbinden.

Hier als bestes Beispiel Everything – ein super schnelle Suchmaschine für Windows. In dieser Kombination war das Suchen von Dateien mittels Launchy richtig schnell.

Das Problem, wie bei der meisten Drittanbieter Software: Sie muss installiert werden, aufwendig konfiguriert und auch gewartet werden. Und wenn es dann zu Schwierigkeiten mit dem Betriebssystem kommt oder einer Einschränkung des Funktionsumfangs der Software – tja – gekniffen!

Aus diesem Grund gilt für mich der Grundsatz, dass ich für eine Standardfunktion unter Windows keine zusätzliche Software installiere. Weil es einfach zuviel Aufwand und Abhängigkeit bedeutet.

Das kann aber – Gott sei Dank – jeder handhaben wie er möchte.


Wie hieß die Datei nochmal? (Name)

Wieder zurück zum Thema: Selbstorganisation lernen. Wir haben uns in den letzten Abschnitten eigentlich nur darüber unterhalten, wo die Datei liegt.

Aber selbst wenn wir die Suche örtlich genau eingegrenzt haben, gibt es immer noch die Herausforderung, die Datei anhand des Namens genau zu identifizieren.

Und auch hier wieder das „37inch“ Problem – der User vor dem Rechner. Jeder benahmt die Dateien so wie er möchte. Deshalb ist es für jeden anderen User schwierig die Datei einfach nur anhand des Namens; schnell und einfach; zu finden. Und selbst wenn wir die Datei selbst benahmt haben, ist dadurch nicht UNBEDINGT sicher gestellt, dass wir am nächsten Tag die Datei wiederfinden.

Ich habe in den vorherigen Kapiteln immer wieder von Verknüpfungen der Dateien gesprochen. Und das ist genau der Grund warum ich alle Dateien mittels Verknüpfung versuche zu lokalisieren.

Denn Verknüpfungen haben einen riesigen Vorteil:

Verknüpfungen können so umbenannt werden, wie man will. Der eine User nennt es Dokumentation, der nächste Briefing und der Dritte – Treffen am XY. Total egal! Mit Hilfe der Verknüpfung auf drei verschiedenen Rechnern, kann jeder die Verknüpfung so nennen wie er Sie möchte und findet die Datei jederzeit wieder.

Und besonders genial wird es, wenn wir uns nicht über die eigenen Dateien auf unserem Rechner unterhalten, sondern über Dateien auf Netzlaufwerken.

Diese Dateien wurden von der einen Person erstellt, die genau weiß, unter welchem Ordner Sie eine solche Datei ablegt. Und noch wichtiger, Sie gibt ihr den Namen – das Schlagwort – was Sie damit verbindet.

Das sieht aber jeder individuell. Und dieser Individualität können wir in der für uns richtigen Benahmung der Verknüpfung einfach Rechnung tragen.

Ein weiterer minimalistischen Vorteil den wir mit dieser Lösung haben: es werden keine Dateien aus Netzwerken irgendwohin kopiert. Somit gibt es keine unterschiedlichen Versionen der selben Datei, deren Zusammenführung auch wieder mit enormem Zeitaufwand verbunden wäre. Geschweige denn, dem Informationsverlust, der da noch auf lokalen Rechnern schlummert.

Und nachdem wir uns jetzt doch – länger als gewollt – über das Thema Verknüpfung und Namen unterhalten haben, kommen wir jetzt dazu …


Wo du die Links zu deinen wichtigsten Dateien am besten ablegst

Also musste ein neuer Ordner her, in dem ich meine Verknüpfungen ablegen konnte. Zwei Bedingungen waren für mich wichtig:

  1. die Links bzw. Verknüpfungen will ich möglichst einfach in den entsprechenden Ordner ablegen können
  2. die Verknüpfungen sollte über die Windows Suche einfach aufrufbar sein.

Die Suche nach diesem Ordner bzw. dieser Funktionalität hat sich leider als schwieriger herausgestellt, als es hier jetzt den Anschein macht.

Ich habe den entsprechenden Ordner – nach vielen trys & errors – in dem ich die genannten Verknüpfungen sammele – einfach in das Startmenü selbst eingebaut.

C:\Users<Euer Benutzername>\AppData\Roaming\Microsoft\Windows\Start Menu\Programs

Ich habe mich für diesen Ort entschieden, da ich die Links, wenn ich Sie über das Windows Startmenü aufrufe, direkt als ersten Link – genauer gesagt als Obersten Eintrag – sehe und somit schnell und einfach mittels Eingabe und Enter auswählen kann.

Außerdem wird das Startmenü automatisch indiziert von Windows und somit sind die Dateien im Startmenü in Nullkommanix in der Windows Suche verfügbar.

Dateien suchen und finden

Selbstmanagement: Wie legt man die Links / Verknüpfung einfach und richtig ab?

Wie man Verknüpfungen anlegt ist relativ einfach. Rechtsklick auf die Datei – den Punkt „Verknüpfung anlegen“ auswählen. Fertig! Allerdings legt Windows die Verknüpfung an Ort und Stelle ab, an der die verknüpfte Datei gerade liegt.

Aus diesem Grund habe ich am Anfang eine Sendto Eintrag vorgenommen im Kontextmenü.

Wie man das einfach realisiert, kannst du bei GIGA nachlesen – „Windows 10: Senden an – So bearbeitet und löscht ihr Menü-Einträge“ – ist eigentlich ganz einfach und überaus zeitsparend, wenn du gerade irgendwo im Ordnerpalast umher irrst und gerne eine Verknüpfung an einer bestimmten Stelle ablegen möchtest.

Diese Lösung hat aber leider den Nachteil, dass die Datei selbst dann an den entsprechenden Ablageort kopiert wird, wenn du einfach auf den genannte Sendto Eintrag klickst. Das macht für die von mir gewünschte Suchfunktionalität – natürlich – keinen Sinn!

Ich will ja nicht die Datei in meinem Suchordner, sondern „nur“ eine Verknüpfung. Hier hilft: Bevor man auf den Sendto Eintrag klickt – Tastenkombination STRG SHIFT gedrückt halten! FERTISCH!

Abschließend in den Ordner springen und die entsprechende Verlinkung umbenennen.

Das ist der Grund warum der Suchordner in der Favoritenleiste liegt.

Tipp: Kleinbuchstaben, denn bei der Windows Suche drücke ich einfach „nur“ Windows Taste und den Suchbegriff. Und die Suchfunktion macht einen Unterschied zwischen Groß- und Kleinschreibung – und mit Kleinschreibung geht es meiner Meinung nach schneller.


Zusammenfassung

  1. Ordner anlegen unter C:\Users<Euer Benutzername>\AppData\Roaming\Microsoft\Windows\Start Menu\Programs
  2. neuen Sendto Eintrag erstellen zu diesem Ordner
  3. Verknüpfung erstellen: Rechtsklick auf die Datei STRG SHIFT gedrückt halten – klick Sendto auf den Suchordner
  4. Suchordner aufrufen – mittels Favorit im Windows Explorer – und Verknüpfung umbenennen
  5. Ab jetzt Windows – Taste drücken – Tastatur: Teil des gewählten Namens der Verknüpfung eingeben und die Datei sollte im Windows Start Menü als erster Eintrag angezeigt werden.
  6. Enter Taste drücken – und die Datei sollte sich direkt öffnen

Probier es einfach mal aus, Jesus. Würde mich interessieren, ob du jetzt schneller und einfacher die aktuellste Version deiner 10 Gebote findest?

Bei Fragen oder sonstigen Anmerkungen – einfach ein Kommentar hinterlassen.


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by Matthias

One thought on “Selbstorganisation und Windows Hacks bei der Arbeit – unter Windows Dateien einfacher und schneller wieder finden

  1. Max says:

    Selbstorganisation ist gerade bei Leuten wie mir, die Zuhause in Ihrem Home-Office ihrer täglichen Arbeit nachgehen ein sehr wichtiger und wesentlicher Faktor.

    Anfangs hatte ich da auch so meine Probleme, mittlerweile geht es aber gut.

    Ich danke dir dennoch für den Tipp, der mir sicherlich auch weiterhelfen wird.

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