4. Artikel erfolgreiches Selbstmanagement für die Arbeit – meine besten Tags Schlagwörter Schlüsselwörter in Evernote

Keywords, Tags, Schlagwörter oder auch Schlüsselwörter. Wenn Menschen heute Informationen in den Weiten des Internets suchen, brauchen Sie einen bestimmten Begriff, der das treffend beschreibt, WAS Sie suchen.

Ich will in diesem Artikel zeigen, – WIE – ich mittels der genannten Keywords, Tags, Schlagwörter oder auch Schlüsselwörter ganz einfach und vor allem sehr schnell Informationen in Evernote finden kann.

Ich zeige dir welche tags ich genau und vor allem – WIE – in Evernote verwende.


Sorry! Noch eine kleine Sache vorab – ich möchte für die Speedreader die Aufmerksamkeit auf das etwas weiter unten abgebildete Inhaltsverzeichnis – genauer unten rechts – lenken. Einfach mal kurz auf „anzeigen“ klicken. Und du siehst alle Zwischenüberschriften des Artikels. Picke dir einfach das raus was dir gefällt und lasse den Rest da. „Produktivtät steigern?“ – So einfach geht das!


Was genau sind Keywords im Internet?

Wie bereits erwähnt bleibt – heute – im Internet, oder besser bei allen elektronischen Suchen, keine andere Möglichkeit, als sich mit Keywords bzw. Schlagwörtern als Suchindikator zu behelfen. Sprich es muss ein Schlagwort gefunden werden, welches das Gesuchte möglichst genau be- bzw. umschreibt.

Um dir klar zu machen, was es für einen Vorteil hat, das RICHTIGE – beschreibende – Stichwort zu kennen; Google hat ein millardenschweres Unternehmen aufgebaut, das sich – neben anderen Dingen – zum großen Teil mit der Suche im Internet beschäftigt.

Mit der schnellen und effektiven Suche im Internet! Das ist es was Google so erfolgreich macht. Der Logarithmus der all das GESUCHTE Wissen im Internet „nur“ aufgrund eines oder mehrerer Keywords richtig findet. Einfach bares Geld wert!


Was sind tags?

Eine gute Frage? In allen modernen Datei (MacOS)- und Ablagesystemen (Evernote, todoist) wird dir heute die Möglichkeit gegeben mit Schlagwörtern, Tags oder Etiketten (todoist) zu arbeiten.

Ich muss gestehen, auch mir war lange Zeit – als alter DOS Programmierer – nicht bewußt, was genau der Unterschied zwischen einem Ordner und einem Keyword ist. Ich habe früher, genauso wie Thomas Mangold es in seinem Buch beschreibt, auch immer mit vielen Ordnern gearbeitet, die alle Informationen für mich – meiner Meinung nach – einfach strukturiert haben.

Erst als ich vor ein paar Jahren über die Seite „The Secret Weapon“ gestolpert bin, ist mir – ENDLICH – die wahre Bedeutung von tags klar geworden.


Evernote
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Evernote
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Entwickler: Evernote
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Was sind Schlüsselwörter – was sind die RICHTIGEN Schlüsselwörter?

Die wohl meist gestellte Frage an mich: „Was ist der Unterschied zwischen Ordnern und Schlagwörtern?“

Der Unterschied besteht meiner Meinung nach darin, wie man sich der gesuchten Information nähert.

Und – NATÜRLICH – die Geschwindigkeit, mit der man dann die Information findet.


Ordner

Klassisch gibt es eine Datei, die sich in einem Ordner befindet. Beispielsweise habe ich eine Notiz in der Informationen zu einem bestimmten Projekt stehen.

Für dieses Projekt habe ich einen Ordner – mit der Bezeichnung des Projektes – angelegt. Und in diesem Ordner liegt diese eben beschriebene Datei ab.

Sprich, wenn ich die entsprechende Information in besagter Datei suche, dann muss ich „nur“ in diesen Ordner springen. Alle Dateien anschauen, und hoffen, dass ich den Titel der Datei so gewählt habe, dass ich die Datei schnell und einfach wiederfinde.

Bei einigen wenigen Dateien innerhalb eines Ordners mag das noch einigermaßen zielführend sein. Aber bei vielen Dateien in einem Ordner, wird es dann schon schwieriger, die gesuchte Information bzw. Datei schnell zu finden.

Alternativ, um es schneller hinzubekommen mit dem Finden, muss ich mich genau an den Titel bzw. Beschreibung der gesuchten Datei erinnern, die ich dann über die Suche in Evernote, MacOS oder Windows eingeben kann.

Und ich finde die Datei auch „nur“ in dem einen Ordner. Kein anderer Weg ist möglich, ausser diese hier beschriebene „manuelle“ Suche!

Sprich, diese Suche kann – meiner Meinung nach – ziemlich schnell oder WIRKLICH langwierig werden. Leider!


Schlagwort

Bei Evernote kann man jeder Notiz auch ein oder mehrere Schlagworte – neudeutsch tags – mitgeben.

Was bedeutet das? Ich kann der Datei nicht „nur“ eine Bezeichnung innerhalb eines Ordners als Wiedererkennungsmerkmal bzw. individuellen Suchparameter mitgeben.

Nein, mittels Tags / Schlagwörtern kann ich der Datei viele verschiedene Beschreibungen mitgeben, nach denen ich dann auch – richtig! – suchen kann.

Beispiel gefällig? Die im oberen Punkt beschriebene Datei hat auch interessante Aspekte für Person A, Person B und könnte auch in einem anderen Projekt hilfreich sein. An all diese Anforderungen muss ich mich bei der analogen Hierarchie in Ordnern erinnern.

Personen

Wohingegen bei den Schlagwörtern gebe ich der Datei diese Informationen als Tags mit. Wenn ich jetzt zum Beispiel mit Person A telefoniere in einem ganz anderen Thema, rufe ich trotzdem vorher das Tag mit dem Namen von Person A auf.

Und siehe da, die besagte Datei poppt auf, und ich kann Person A über den aktuellen Stand informieren.

andere Meetings

Oder ich bereite ein Meeting zu dem eben genannten anderen Projekt vor und gebe wieder Schlagwort für dieses Projekt ein. Schwups, habe ich wieder die Datei vor mir und erinnere mich automatisch daran die anderen Projektteilnehmer von dieser neuen Entwicklung zu berichten.

Ich habe in einem Kapitel weiter unten noch etwas genauer beschrieben, wie genau ich die Tags / Schlagwörter in Evernote nutze bzw. vergebe.

Natürlich sind das noch nicht alle Stichworte. Alle Möglichkeiten hier aufzuzeigen würde auch einfach den Rahmen dieses Artikels sprengen.

Wenn du aber ein konkretes Thema hast, das du in Evernote abbilden möchtest, dann bitte nicht zögern – einfach über die Kommentare bzw. das Kontaktformular – mir eine Nachricht zukommen lassen und ich werde versuchen so schnell wie möglich zu antworten.

Noch ein kleiner Exkurs zum Thema Keystroker: Wenn dich das – zugegebenermaßen – umständliche Rumgeklicke mit der Maus nervt, um die Schlagwörter / Tags einzugeben, hier die wesentlich schnelleren Tastenkombinationen:

  • Tastenkombination Mac: COMMAND + ‘
  • Tastenkombination Windows: F3

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Unterschied zwischen Schlagwort und Ordner?

Der mehrdimensionale Suchradius von Schlagwörtern – macht Selbige gegenüber der klassischen Ordnerstruktur aus alten Tagen – um ein vielfaches schneller und intuitiver im Finden der gesuchten Informationen, Dateien und Notizen.

Einfach genial!


Wie nutze ich Stichwörter?

So wie im Evernote Blog Artikel: „Tips for organizing notes, notebooks, and tags – Define a set of reusable tags“ definiere ich einfach eine gewisse Anzahl immer wieder verwendbarer Schlagwörter / Tags.

Hier ein paar Beispiele:


ein paar Beispiele für Keywords, Tags, Schlagwörter oder auch Schlüsselwörter

Als erstes habe ich hier einige typische Beispiele an tags / Schlagwörtern aufgezählt, die ich immer wieder benutze:

Rechnung

In meinen Augen selbsterklärend, oder? Alles was ich zahlen muss. Dieses Schlagwort kommt immer mit dem Tag zusammen, das für meinen privaten Rechner steht. Den brauche ich nämlich, um meine Überweisung mittels TAN Onlineverfahren überweisen zu können. Und somit ist der Ort @Zuhause auch klar!

Verträge und AGBs

Ich weiß nicht, ob es dir genauso geht? Aber ich ertrinke heutzutage in dicken Verträgen und noch dickeren AGBs. Seien wir ehrlich! Keiner liest sich das wirklich jemals durch, oder? Also ich nicht! Und ich bin gelernter Bankkaufmann! Früher – ja früher – da hatte ich noch einen Versicherungsmann von der alten Garde. Der hatte alle AGBs und Vertragsbestandteile meiner jeweiligen Versicherungen noch im Kopf. Sprich: Wasserschaden im Haus! Ihn angerufen und zack, direkt eine Antwort: Wann, wie, wo, was. Versuch so einen heute mal noch zu finden“! Aus diesem Grund habe ich heute Evernote, einfach nur das Tag AGBs raussuchen und markieren, ins Suchfeld meine Versicherung und „Wasserschaden“ eintippen. Hier kommt dann die Evernote Premium Mitgliedschaft zum Tragen. Denn mit dieser Mitgliedschaft kannst du dann alle PDFs durchsuchen lassen. Und siehe da, meine Hausrat Versicherung an der entsprechenden Stelle. Und ich kann direkt nachlesen: Wann, wie, wo, was. Fertig!

Beipackzettel

Und – last but Not least – das Thema Beipackzettel. Ja, ich bin jetzt Vater und werde auch bald wieder Papa! Freue ich mich tierisch drauf! Auf jeden Fall – sind Kinder – unerwarteterweise ziemlich oft, wenn nicht sogar zu sagen, andauernd krank! Weiß gar nicht warum? Aber ich kann dich beruhigen, irgendwann ist klar, was bei den meisten kleinen Erkältungen und sonstigen Schniefnasen zu nehmen ist. Aber auch hier, genauso wie bei den AGBs gibt es Fragen, die schnell und zuverlässig zu klären sind. Also Tag: Beipackzettel und als Suchbegriff das Medikament und der Suchbegriff: „Anwendung“. Und zack! Schon hast du die gesuchte Information.

Weitere Ideen für tags

Hier mal noch 38 Ideen vom Evernote Blog, was man so alles in Evernote speichern kann – und mit Hilfe von Schlagwörtern einfach wieder finden kann: „38 Things You Should Save in Evernote„. 

Wie gesagt bei Fragen oder Inspirationen zum Thema Schlagwörtern einfach kurz melden per Kontaktformular oder einfach Kommentare.


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Schlagwortgruppen in Evernote anlegen

Ich habe die verschiedenen Schlagwörter, Suchbegriffe und tags in einige wenige Gruppen zusammen, einfach um eine gewisse Übersicht zu haben. Die Gruppen kann man natürlich individuell definieren. Einziger Nachteil, du kannst keine Gruppe als Tags auswählen in den Notizen.

Ist zugegebenermaßen einfach nur ein Ordnungs- und Übersichtsfimmel von mir. Dieses Katalogisieren, meine ich!


wichtig und oft selektierten Keywords schneller finden

Um die wichtigen und oft selektierten Keywords, Tags, Schlagwörter oder auch Schlüsselwörter immer schnell im Zugriff zu haben, lasse ich diese Schlagwörter mit einem Sonderzeichen beginnen. Somit stehen Sie in der Selektionsliste bei Evernote immer ganz oben

Aber das ist nicht die einzige Schlagwortgruppe, die ich nutze. Hier noch eine weitere Möglichkeit.


Wie ich privat und geschäftlich trenne:

Ich werde sehr oft gefragt, ob ich Beides – privat und geschäftlich – in meiner Evernote Datenbank pflege. Und ja, ich habe beide Teil meines Lebens in Evernote. Und rate mal: Ja, ich habe es durch tags bzw. Schlagwörter getrennt. Und das ganz einfach und schnell:

  1. Ich lege zu jedem beruflichen Projekt das ich koordiniere ein eigenes tag an. Dieses Schlüsselwort beginnt immer mit „work-“.
  2. Danach erstelle ich eine gespeicherte Suche – wie das genau funktioniert zeige ich in einem der folgenden Artikel zu der Serie. Auf jeden Fall suche ich damit genau nach diesem Anfang des Keywords – mittels Suchbegriff „work-*“. So habe ich alle beruflichen Notizen im Zugriff.
  3. Und du wirst es sicher schon erraten haben: Durch den Ausschluss des Schlüsselwortes „work-*“ in einer weiteren gespeicherten Suche habe ich dann alle meine privaten Notizen selektiert.Eigentlich ganz einfach, oder?

Schlagwörter, Keywords, Tags, Schlüsselwörter

Durch die schnelle und effektive Suche in Evernote – sich einfach wieder auf die wirklich wichtigen Sachen im Leben konzentrieren.

Bild:© Alena Ozerova – Fotolia.com

Fazit

Ich hoffe ich konnte dir in diesem Artikel ein paar Möglichkeiten aufzeigen, wie du in Evernote – einfach, effektiv und vor allem schnell – suchen kannst.

Über Feedback von dir zu diesem Artikel, würde ich mich ECHT freuen. Ich will lernen noch besser zu schreiben. Lernen dir weiteres Wissen leicht verständlich und natürlich toll geschrieben zur Verfügung zu stellen. Aus diesem Grund würde es mir weiterhelfen, wenn du mir sagst, was deiner Meinung nach nicht so gut war?

Wenn dir der Artikel gefallen hat, würde ich mich freuen, wenn du ihn mit den unten aufgeführten Buttons in den einzelnen Sozialen Medien verlinken könntest. So haben noch mehr Leute da draussen die Chance ihn zu lesen.

Außerdem muss ich dir gestehen, dass der Artikel mit Unmengen Kaffee entstanden ist. Willst du mir vielleicht einen Kaffee ausgeben, als kleines Dankeschön?

Wie immer bei Hinweisen oder Anregungen zum Artikel bitte einfach einen Kommentar hinterlassen oder das Kontaktformular benutzen.

Schöne, erholsame, produktive, digitale und vor allem stressfreie Woche wünsche ich euch noch.

Und denk immer daran:

DU BIST EIN GESCHENK!


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Artikelserie zum Thema erfolgreiches Selbstmanagement

Hier habe ich alle Artikel der Artikelserie – effiziente und erfolgreiche Selbstmanagement Methode – mein Evernote Workflow – zusammengefasst:

1. Artikel: Warum Nicht Evernote ! – meine Evernote Tipps
2. Artikel: erfolgreiches Selbstmanagement – Eine für Alles – der Weg zu meiner Inbox
3. Artikel: effektives Selbstmanagement für die Arbeit – meine Ordnerstruktur in Evernote
4. Artikel: effiziente und erfolgreiche Selbstmanagement Methode für die Arbeit – meine Tags Schlagwörter Schlüsselwörter in Evernote
Und last but not least mein aktueller Geheimtipp: Blog Adventskalender 2017 – 22.Söckchen – Weihnachtsmann, hilfst du mir beim Ziele planen? – Einfach einer meiner besten Artikel!

Bild:© willyam – Fotolia.com

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Letzte Aktualisierung am 22.09.2018 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API

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by Matthias

bin 37 Jahre alt - Vater eines 3 Jährigen, der mich und meine Frau ziemlich auf Trab hält - deswegen muss meine Selbstmanagement Methode in Evernote einfach funktionieren. Außerdem könnt ihr mich auf Twitter und Google+ und Facebook gerne folgen. Kleine Kaffeespende an den Autor? Danke schön!

10 thoughts on “4. Artikel erfolgreiches Selbstmanagement für die Arbeit – meine besten Tags Schlagwörter Schlüsselwörter in Evernote

  1. Alex says:

    Das ist ja mal ein langer Artikel, Hut ab. Leider immer noch über Evernote, wo ich passe. Aber dennoch habe ich mich köstlich amüsiert, siehe: auf die wirklich wichtigen Sachen im Leben konzentrieren. -> und dann SO ein Bild! 😀
    Baldiges und angenehmes Wochenende.

  2. Thomas Hofmann says:

    @fokus_ich profile not found. Schade. Schöner Artikel. Ich nutze evernote und tags. Tags aber auch außerhalb von evernote. Die ersten (von mir wahrgenommenen) , die Tags außerhalb von Blogs einsetzten waren die Entwickler von operaMail. Dort gab es keine Ordner mehr, nur Tags. Das hat _hinterher_ googleMail gekupfert. Ich selbst habe eine kleine FAQ Anwendung geschrieben (auf github zu finden), die Tags einsetzt. Alle zu tags genannten Vorteile treffen zu. Danke.

    • Matthias says:

      Hallo Thomas, zu allererst mal ein herzliches Willkommen auf meiner Seite!

      Wegen dem Twitter Profile, also du findest mich unter @fokusich. Wo hast du denn draufgedrückt, damit ich weiß wo ich es noch ändern muss?

      Ja, ich finde das Thema Tags echt interessant, wobei ich es schade finde zu sehen, wie wenig Leute die Tags überhaupt benutzen.

      Nutzt du Evernote auch als Todo App?

      Gruß
      Matthias

  3. Thomas says:

    Hallo Matthias,
    Der falsche Link war im Abschnitt:
    ______________________________________
    by Matthias
    bin 37 Jahre alt – Vater eines 3 Jährigen, der mich und meine Frau ziemlich auf Trab hält – deswegen muss meine Selbstmanagement Methode in Evernote einfach funktionieren. Außerdem könnt ihr mich auf Twitter und Google+ und Facebook
    ______________________________________
    .. ist aber jetzt korrigiert und inzwischen ohne Unterstrich.
    Wir sind in unsern Möglichkeiten im Betrieb recht eingeschränkt. Es gibt nur erlaubte Software. Insofern verwende ich Evernote nur privat. Allerdings verwende ich die FAQ App für Notizen, quasi wie ein eigenes KMS oder Wiki. Da setze ich häufig Tags ein.
    Als ToDo App nutzen wir in der Arbeit MS Outlook mit Aufgaben. Privat nutze ich für kleine Listen Out of Milk/ToDo-Liste, für mehr Aufwand würde sich RememberTheMilk eignen, was ich derzeit allerdings nicht aktiv nutze.

    • Matthias says:

      Hallo Thomas,

      vielen Dank für die Info. Ich habe auch früher auf der Arbeit mit Outlook arbeiten müssen, weil die einzig erlaubte Software. Ging aber auch!

      Habe dann den Rest einfach mittels Evernote auf dem Handy immer dabei gehabt. Sprich meine Punkte mobil erfasst und somit auch immer alle meine Punkte dabei gehabt.

      Gruß
      Matthias

  4. Thomas Hofmann says:

    Guten Morgen Matthias,
    ja, daran hatte ich auch schon gedacht. Damit nimmt man aber Arbeit aufs private Handy oder nach außerhalb der Firma (in einen ungeschützten Bereich, da liegen die Daten dann evtl auf amerikanischen Servern), was bei uns auch beides verboten ist. Und du hast den Medienbruch. Aber die Idee ist natürlich da, klar.
    Grüße

    • Matthias says:

      Morgen Thomas,
      Alles richtige Aussagen. Wie sieht es bei deiner Firma mit iCloud oder ToDoIst aus?
      Und ja, es sind amerikanische Server, aber mittlerweile liegt alles was in die Cloud geht auf amerikanischen Servern.
      Oder?
      Gruss
      Matthias

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